Coraz częściej zdarza się, że w natłoku spraw związanych z działalnością firmy, przedsiębiorcy zapominają o niektórych aspektach, zapewniających jej prawidłowe funkcjonowanie. Czasem taka niepamięć może mieć bardzo złe konsekwencje.


Przykładem może być utrata firmowej domeny, która umożliwia klientom zapoznanie się z ofertą przedsiębiorstwa. Na uwadze powinny mieć to szczególnie firmy związane z branżą turystyczną, dla których internet stanowi podstawę prawidłowego funkcjonowania. Rejestrując adres www zarówno przedsiębiorstwa, jak i osoby prywatne zapominają o prostej zasadzie: rejestrujący domenę jest jej abonentem, a nie właścicielem. Dopóki domena jest opłacana, może on nią dysponować. Trudności pojawiają się w przypadku, gdy w określonym czasie domena nie zostanie przedłużona, tzn. na konto rejestratora nie wpłynie kwota wymagana za kolejny okres rejestracji domeny.


Krótka pamięć może zaszkodzić na długo

Pierwszym i bardzo dotkliwym przejawem zaniedbania jest niewyświetlanie się firmowej strony po wpisaniu jej (byłego już) adresu w pasek przeglądarki internetowej. Większość firm działających w branży turystycznej, począwszy od biur podróży, poprzez restauratorów i hotelarzy, a skończywszy na przewoźnikach, opiera swój biznes o możliwości, jakie daje internet. Nie jest to jedynie środek umożliwiający tanią i skuteczną promocję usług. Pozwala on także klientom w szybki i wygodny sposób, nie ruszając się z domu, wybrać najkorzystniejszą ofertę i dokonać jej zakupu.


Utrudnienie połączenia z firmą za pomocą strony www natychmiast odbije się na dochodach przedsiębiorstwa. Klienci, którzy nie będą mieli dostępu do firmowej witryny, z pewnością zaczną szukać interesującej propozycji u konkurencji. Narazi to firmę nie tylko na straty finansowe, ale także na poważny uszczerbek na wizerunku. Dobra opinia, na którą pracowano latami, w krótkim czasie może ulec zachwianiu. Biorąc pod uwagę liczne informacje o firmach, które w ostatnim czasie były zmuszone zakończyć działalność, nie dziwi pewna ostrożność i doza nieufności, z jaką klienci podchodzą do branży turystycznej.


Łatwo można przewidzieć ich reakcje na niedostępność witryny. O ile jej krótka nieobecność może być spowodowana np. pracami konserwacyjnymi, o tyle dłuższa może budzić wątpliwości co do tego, czy firma nadal funkcjonuje. Problemem z pewnością będzie także niedziałanie firmowej skrzynki e-mail stworzonej w oparciu o nieopłaconą domenę. Odbije się to w głównej mierze na klientach i kontrahentach. Możliwość kontaktu zostaje w ten sposób znacznie uszczuplona. Zdenerwowanie może budzić konieczność szukania np. numeru telefonu, który dotychczas był łatwo dostępny w zakładce "Kontakty" na stronie www.


Jednocześnie zwiększona liczba prób kontaktu drogą telefoniczną może skutecznie sparaliżować łącze. Domena, która straciła abonenta, nie różni się niczym od tych jeszcze niezarejestrowanych. Po tym, jak trafia do puli wolnych domen, może zostać ponownie zarejestrowana wg zasady: "Kto pierwszy - ten lepszy". Adres taki jest już wypromowany, a strona, do której prowadzi, może liczyć często na niemałą liczbę odwiedzin. W związku z tym jest on atrakcyjny dla osób zarabiających na handlu domenami, tzw. domainerów. Przechwytują oni "spadające" domeny w celu ich odsprzedaży, najczęściej przedsiębiorstwom, które przekierowują je na swoje witryny firmowe. Zwiększają one tym samym odwiedzialność swoich witryn i prawdopodobieństwo pozyskania nowych klientów. Co może więc zrobić firma, gdy w wyniku przeoczenia zdarzy jej się nie dopilnować terminu płatności?


Nie należy panikować

Przede wszystkim należy zachować spokój. Właściciele lub przedstawiciele firm nierzadko dzwonią do usługodawców tłumacząc się, że za późno odnaleźli fakturę w stosie listów, zapomnieli o jej opłaceniu lub pomylili datę. Na szczęście dla takich abonentów, często okazuje się, że błędy te można naprawić. Wszystko zależy jednak od typu domeny oraz czasu, jaki upłynął od jej wygaśnięcia. Wszystkie one po zakończeniu okresu abonamentowego podlegają określonemu okresowi ochronnemu, w trakcie którego nie wracają jeszcze do puli wolnych domen.


W tym czasie adres jest zablokowany, a wyłączne prawo do jego uzyskania ma dotychczasowy abonent. Okres ten jest różny w zależności od typu rozszerzenia. Dla domeny polskiej jest to 15 dni, natomiast dla globalnej 30. Z kolei adresy posiadające końcówkę .eu są dostępne do ponownej rejestracji wraz z nastaniem ostatniego dnia miesiąca, w którym wygasała ich ważność. Jeżeli w tym czasie przedsiębiorstwo zorientuje się, że jego domena jest zagrożona, powinno niezwłocznie przekazać odpowiednią kwotę na konto rejestratora i przesłać dowód wpłaty, na podstawie którego dokonywane jest przedłużenie. Jeżeli jednak w okresie kwarantanny przedsiębiorstwo nie podjęło żadnych działań zmierzających do odzyskania domeny, zostaje ona udostępniona do ponownej rejestracji. Jej odzyskanie nie jest już wtedy takie proste.


Nie istnieje żadne prawo, które stwierdzałoby, że dany adres należy do konkretnego podmiotu, nawet jeżeli był on kiedyś jego abonentem. Brak przedłużenia jest jednoznaczny z rezygnacją z prawa do zarządzania domeną. Gdy naturalną koleją rzeczy adres zostanie zarejestrowany ponownie przez innego abonenta, przedsiębiorstwa występują często na drogę sądową lub kierują się do organów arbitrażowych działających przy Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej, która zarządza domeną polską i jej subdomenami. Sąd nie ma obowiązku uznać prawa konkretnej firmy do domeny, gdyż rejestrując ją powinna być ona świadoma, że jest on dzierżawiony od operatora domeny na konkretny okres.


Przed jego zakończeniem adres powinien być prolongowany, jeżeli chce się go utrzymać. Sytuacja jest analogiczna z wynajmowaniem powierzchni biurowej. Jeżeli najemca nie będzie jej opłacał, z pewnością zostanie z niej usunięty bez względu na to, jak długo znajdowała się tam siedziba firmy oraz jak bardzo dana lokalizacja jest identyfikowana z przedsiębiorstwem.


Usługodawca zapamięta za firmę

Wybierając usługodawcę warto sprawdzić, czy przypomina on o zbliżającym się końcu okresu abonamentowego. Często jest to pomijane, jednak takie rozwiązanie nie dość, że jest bardzo wygodne, to jednocześnie zwiększa bezpieczeństwo posiadanej usługi. Takie przypomnienia kilkakrotnie przed wyznaczonym terminem przysyła np. serwis nazwa.pl. Jego klienci otrzymują trzykrotną informację o tym fakcie. Pierwsza wiadomość wysyłana jest na adres e-mail, podany jako kontaktowy, na 50 dni przed wygaśnięciem domeny.


Druga informacja wysyłana jest tą samą drogą trzy tygodnie później, czyli gdy do końca okresu abonamentowego pozostało już 28 dni. W tym czasie generowana jest także faktura pro-forma. Można ją w każdej chwili wydrukować i opłacić na poczcie lub w najbliższym banku albo po prostu dokonać przelewu wymaganych środków z konta bankowego. Kolejne przypomnienie klient otrzymuje na tydzień przed upływem terminu wpłaty. Następny e-mail, otrzymywany w dniu wygaśnięcia domeny, informuje o tym fakcie. Aby abonent był spokojny o używany adres WWW, usługodawcy zalecają dokonanie wpłaty przynajmniej na 2 tygodnie przed końcem okresu rozliczeniowego.


Nieodpowiedzialne jest czekanie do ostatniej chwili. Niektóre formy płatności wymagają czasu, który jest potrzebny dla wpłynięcia środków na konto registratora. Jeżeli firmie zależy na tym, aby pozbyć się stresu związanego z ryzykiem nieuregulowania należności za domenę, warto opłacić ją już na przyszłe okresy rozliczeniowe. To jednak, na jaki okres można się zabezpieczyć, zależy od typu posiadanej domeny. Dla domeny globalnej, np. .com lub .net, jest to 10 lat. Z kolei operator domeny europejskiej .eu nie wprowadza żadnych ograniczeń. W przypadku domeny polskiej i jej subdomen możliwe jest przedłużenie tylko na rok. Nie czekając do ostatniej chwili, warto wcześniej dokonać przedłużenia. Przykładowo adres zwieńczony rozszerzeniem .pl już 21 dni po rejestracji może zostać opłacony na kolejny rok użytkowania.


Takie rozwiązanie jest korzystne zwłaszcza dla firm, które zarejestrowały pakiet domen w tym samym czasie. Chcąc uniknąć jednorazowego wydatku związanego z opłaceniem wszystkich posiadanych adresów, można rozłożyć to w czasie lub ponieść największą cześć wydatków w najbardziej dochodowym okresie. Dobrym rozwiązaniem jest także wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem firmowego serwisu WWW. Jego zadaniem jest nie tylko dbanie o aktualność treści zawartych na witrynie przedsiębiorstwa, ale także wprowadzanie zmian w Panelu Klienta na stronie serwisu usługodawcy, gdy wystąpi taka konieczność. Może to być np. wtedy, gdy zmienią się dane kontaktowe przedsiębiorstwa. Jednym z jego obowiązków powinno być także dopilnowanie formalności związanych z terminowym regulowaniem należności za posiadane usługi, takie jak: domeny, hosting oraz strony WWW.


Prawidłowe funkcjonowanie firmowej domeny jest równie ważne, jak inne elementy pracujące na sukces przedsiębiorstwa. Pracownicy, którzy nie będą otrzymywać pensji, odejdą. Autokary, do których nie będzie kupowane paliwo, nie przewiozą klientów. Hotelarzowi i restauratorowi, który nie zapłaci za prąd, zostanie on odcięty. Adres WWW też wymaga odpowiedniej uwagi i regulowania należności. Koszty przedłużenia domeny np. w przypadku domeny .pl wynoszą jedynie ok. 100 zł, a jego utrata kosztować może firmę dużo więcej, zarówno pieniędzy, jak i nerwów. Warto więc mieć to na uwadze i zadbać, by raz wypromowana domena długi czas pracowała na zysk przedsiębiorstwa.


Daniel Kotyras
Dyrektor ds. Marketingu i PR w NetArt (serwis nazwa.pl)

Konto