Barbara Dziedzic
Autorka jest ekspertką w zakresie optymalizacji podróży służbowych firm. Doświadczenie zebrała pracując w PLL LOT, zarządzając biurami podróży "Travelbank" oraz "Club and Travel". Uczestniczy w pracach organizacji zrzeszających biura podróży typu Travel Management Company.


Przedstawiamy kolejne porady Barbary Dziedzic, autorki poradnika dla firm "Podróże służbowe", wydanego w kwietniu 2009 roku przez www.podrozefirm.pl. Dziś o optymalizacji kosztów biletów lotniczych.


Część 2. Nie taka optymalizacja biletów lotniczych straszna, jak ją malują

Optymalizacja wydatków związanych z podróżą służbową polega na:

•  uzyskaniu większej liczby świadczeń lub większej liczby delegowanych osób w podróż służbową przy określonych założonych stałych wydatkach; lub
  
•  redukcji kosztów przy zachowaniu takiej samej liczby podróży i odpowiedniego (wysokiego) poziomu jakości usług; lub / i
  
•  przy zachowaniu takiego samego poziomu kosztów i dla tej samej liczby podróżujących zapewnienie dodatkowej wartości (added value), czyli wyższej wygody podróżowania i jakości usług turystycznych.
  

Optymalizacja wydatków związanych z podróżą służbową w okresie kryzysowym polega głównie na stosowaniu drugiej definicji. Optymalizacja dotyczy podróży pracowników na wszystkich szczeblach w strukturze firmy, jednakże warto opracować segmentacyjną strategię alokacji oszczędności, czyli zróżnicować ją pod względem hierarchii stanowisk osób podróżujących. Proces ten polega nie tylko na dbaniu o generowanie oszczędności, ale również na wygodzie osób delegowanych, przejrzystych prostych rozwiązaniach rezerwacyjnych, które w połączeniu z doświadczeniem i wysokimi kwalifikacjami pracowników biura podróży TMC oraz nowoczesnymi formami rozliczeń składają się na optymalne rozwiązanie.


Optymalizacja powinna obejmować wszystkie elementy wydatków. Z uwagi na największy procentowy udział wydatków na bilety lotnicze i hotele nacisk powinien być położony na optymalizację tych usług. Równolegle jednak należy dążyć do oszczędności w wydatkach na usługi dodatkowe. Optymalizacja kosztów biletów lotniczych jest bardzo istotnym procesem z punktu widzenia oszczędności. Warto zatem dopilnować, aby firma realizowała jednocześnie kilka działań, które w sumie składają się na sukces optymalizacyjny:


1. Korzystanie z doradztwa wysoce kompetentnego pracownika TMC w zakresie wyboru trasy i przewoźnika to oszczędność czasu i pieniędzy. Profesjonalny kasjer lotniczy potrafi znaleźć połączenie lotnicze w bardzo korzystnej cenie, ponadto zasugeruje optymalne rozwiązania uwzględniając wiarygodność przewoźników oraz minimalny czas przelotu.


Kasjer lotniczy - przy założeniu, że jest doświadczony, a biuro podróży działa profesjonalnie i w interesie swoich korporacyjnych klientów - zarezerwuje bilety lotnicze z gwarancją zastosowania najniższej taryfy spełniającej warunki podróży, zastosuje do sprzedaży stawki promocyjne i specjalne. Dzięki zastosowaniu przez TMC systemów rezerwacyjnych umożliwiających wykorzystanie w procesie rezerwacji funkcji oszczędnościowych proces rezerwacji jest szybki i gwarantujący optymalne rozwiązanie. Pracownicy TMC poddają ciągłej analizie realizowane przeloty pracowników firmy i sugerują Travel Managerom podjęcie dodatkowych przedsięwzięć generujących oszczędności.

2. Umowy trójstronne uprawniające do dodatkowych zniżek, upustów, rabatów oraz specjalnych stawek kierunkowych na wybranych trasach. Stronami w takich umowach są firma delegująca pracowników, linia lotnicza i biuro podróży TMC. Nieomal wszystkie linie lotnicze mają gotowe propozycje współpracy. Można je jednak negocjować, aby dopasować ofertę do specyfiki podróży firmy. W wyniku podpisania umowy biuro podróży otrzymuje instrukcje wystawiania biletów danej firmy, wprowadza do rezerwacji specjalne, nadane firmie kody. Dzięki tym kodom linia lotnicza może monitorować wielkość zakupów biletów lotniczych przez daną firmę i okresowo rewidować ustalenia i wprowadzać nowe, korzystne dla firmy i linii lotniczej rozwiązania. Aby zmaksymalizować korzyści dla firmy wynikające z podpisanych umów z liniami lotniczymi, warto korzystać w większym stopniu z jednego lub najwyżej dwóch przewoźników.

2. Ciągłe śledzenie nowości w branży lotniczej i turystyce korporacyjnej. Profesjonalne TMC informuje swoich klientów o promocjach i nowościach przez biuletyn internetowy, aby zintensyfikować liczbę rezerwacji w czasie trwania promocji oraz usprawnić komunikację z klientami. Travel Manager w firmie powinien również z własnej inicjatywy zaprenumerować internetowe biuletyny turystyczne. Ciekawe i aktualne informacje zawierają też biuletyny internetowe linii lotniczych.

4. Korzystanie z wygodnych dla klienta korporacyjnego form płatności. Kredytowanie klienta przez TMC polega na stosowaniu przelewu jako formy płatności oraz innych, bardziej nowoczesnych form płatności. Do takich narzędzi należą różnego rodzaju karty płatnicze, gwarantujące przedłużenie terminu płatności nawet do 59 dni. Dokonywanie płatności kartami kredytowymi generuje oszczędności w kosztach ubezpieczeń, a dodatkowo posiadacze kart Diners Club mają przywileje dotyczące samej podróży, np. możliwość bezpłatnego korzystania z saloników VIP Business Class Lounges, nawet w sytuacji, gdy pracownik ma wystawiony bilet w klasie ekonomicznej. Raporty generowane z kart kredytowych, a w szczególności opisanej w części 4 tego poradnika "wirtualnej" karty kredytowej "travel account" (w Polsce stosowane są karty Diners Club i American Express), pomagają śledzić na bieżąco miesięczne wydatki na bilety lotnicze i inne usługi turystyczne. Na szczególne polecenie zasługują karty co-brandowe, np. LOT-Diners Club. Dzięki codziennemu dokonywaniu zakupów tą kartą firma gromadzi mile, które można zamienić na bezpłatne bilety lotnicze. Każdy Travel Manager powinien dążyć do minimalizacji wydatków gotówkowych firmy. Transakcje gotówkowe należą do najbardziej kosztochłonnych i czasochłonnych.

5. Przystąpienie do tzw. programów lojalnościowych. Istnieją dwa rodzaje programów lojalnościowych: dla indywidualnych pasażerów oraz dla firm. Pierwszy z nich premiuje podróże pasażerów jako prywatnych osób, a drugi firmy, które opłacają przeloty swoich pracowników. Oba programy funkcjonują niezależnie od siebie i nie są ze sobą sprzeczne. Firmy mogą więc czerpać korzyści z obu programów. TMC wczytuje do rezerwacji biletowej numery członkostwa programu promocyjnego danej linii lotniczej, co generuje w rezultacie dodatkowe oszczędności, możliwe do wykorzystania na podróże służbowe. Kompetentni pracownicy TMC powinni deklarować wygenerowanie oszczędności oraz polepszenie wygody podróżowania najczęściej podróżujących (złote karty, korzystanie z saloników VIP, skrócenie czasu odprawy pasażerskiej - np. fast track). W obszar optymalizacji nie należy włączać opłaty za wystawienie biletu. TMC często zgadza się na ustanowienie opłat transakcyjnych zawierających konkretny zestaw usług. Opłata może być więc niska, np. 25 zł, ale zawiera wówczas jedynie transakcję wystawienia biletu. Za każdą inną usługę agent obciąża klienta dodatkową kwotą. Warto ustanowić opłatę uwzględniającą kompleksową obsługę. Dzięki takiej pakietowej opłacie zarówno Travel Manager jak i podróżujący pasażer może zawsze liczyć na TMC i wymagać od biura podróży zarówno optymalnych rozwiązań, jak i pomocy w trudnych przypadkach. W rezultacie wyższa opłata wcale nie oznacza droższe rozwiązanie.

Konto